Programa genérico o aplicación a medida: cómo decidir
Cuando una empresa de reformas, obras o limpieza decide dejar atrás las hojas de cálculo, suele dudar entre dos caminos: contratar un programa de gestión genérico o encargar una aplicación a medida. Ninguno es mejor siempre. Depende de cómo trabaje su empresa.
El programa genérico
Es un producto pensado para muchas empresas a la vez.
A favor:
- Suele estar disponible desde el primer día.
- El precio de entrada es bajo, normalmente una cuota por usuario.
- Si su forma de trabajar es muy estándar, puede ser suficiente.
En contra:
- Es usted quien se adapta al programa: sus pantallas, sus campos y sus pasos.
- Lo específico de su sector (cuadrantes, certificaciones, servicios recurrentes…) a menudo no existe o se resuelve a medias.
- Pedir un cambio rara vez es una opción.
- La cuota crece con cada persona que da de alta.
La aplicación a medida
Es una aplicación construida para su empresa.
A favor:
- Se ajusta a cómo trabaja su equipo, con su vocabulario y sus documentos.
- Incluye lo que necesita y nada más, así que es más fácil de usar.
- Puede crecer con su empresa.
En contra:
- Si se hace desde cero, el coste inicial es alto y el plazo, largo.
- Depende de quién la desarrolle: conviene que sea alguien que vaya a estar después.
El término medio: una base probada que se adapta
Existe una tercera vía: partir de una aplicación que ya resuelve lo común (clientes, presupuestos, trabajos, facturas) y adaptarla y completarla para su empresa. Se paga la adaptación, no empezar de cero, y el resultado se parece mucho a su forma de trabajar.
Preguntas para decidir
- ¿Cuánto se parece su forma de trabajar a la de su competencia? Si mucho, un programa genérico puede bastar. Si tiene procesos propios, piense en adaptar.
- ¿Qué hace hoy a mano que debería hacer el programa? Haga una lista. Si lo más importante no lo resuelve un producto estándar, ya tiene la respuesta.
- ¿Cuántas personas lo van a usar? Con muchos usuarios, las cuotas por persona se disparan.
- ¿Quién le atiende cuando algo falla? Un centro de llamadas o quien conoce su instalación.
- ¿De quién son los datos? Asegúrese de poder exportarlos en un formato estándar.
- ¿Qué pasa con los cambios legales? Por ejemplo, VERI*FACTU: pregunte si las adaptaciones obligatorias están incluidas en el precio.
En resumen
Si su empresa trabaja como la mayoría y le basta con lo básico, un programa genérico puede servirle. Si pierde horas adaptándose a la herramienta, o lo importante para usted no está en ningún catálogo, una aplicación adaptada a su empresa suele compensar.