Partes de trabajo digitales firmados por el cliente
El parte de trabajo es el documento más humilde de una empresa de reformas, obras o limpieza, y también uno de los más importantes: dice qué se hizo, quién lo hizo, cuánto tiempo llevó y con qué material. De él dependen la factura, la nómina y, muchas veces, la relación con el cliente.
Lo que pasa con el parte en papel
- Llega tarde. Se rellena al final del día, o de la semana, y se entrega en la oficina cuando se puede.
- Llega incompleto. Falta el material, las horas están redondeadas o la letra no se entiende.
- No siempre está firmado. Y cuando surge una discusión con el cliente sobre lo que se hizo, no hay forma de demostrarlo.
- Hay que volver a teclearlo. Alguien en la oficina pasa los datos al programa o a la hoja de cálculo para poder facturar.
Qué cambia con un parte digital
El cliente firma en el momento
El técnico rellena el parte en la tableta o el móvil y el cliente lo firma en la pantalla, a pie de obra o al terminar el servicio. Una vez firmado, el parte queda cerrado y no se puede modificar.
La oficina lo tiene al instante
No hay que esperar a que nadie traiga el papel. Lo que se hizo por la mañana puede estar facturado por la tarde.
Nadie vuelve a teclear nada
Las horas y el material del parte son los mismos que pasan a la factura y al cálculo del coste. Se acaban los errores al copiar.
Datos para tomar decisiones
Con los partes digitalizados se puede saber cuántas horas se han ido en cada obra, cada centro o cada cliente, y compararlas con lo presupuestado o lo facturado.
Qué conviene tener en cuenta
- Que sea sencillo. Si rellenar el parte cuesta más que en papel, el equipo no lo usará. Pocos campos, los imprescindibles, y adaptados a su forma de trabajar.
- Que funcione en el móvil. No todos los técnicos llevan tableta.
- Que el cliente reciba una copia. Por correo, en el momento de firmar.
- Que respete la protección de datos. La firma y los datos del cliente son datos personales: deben tratarse con las garantías del RGPD.
En resumen
Pasar al parte digital no es una cuestión de modernidad: es facturar antes, discutir menos y saber qué trabajos dejan dinero. La clave está en adaptarlo a cómo trabaja su equipo, y no al revés.